初めての採用イベント~ファシリテーターの心得~

こんにちは。パフの田代です。

 

3月に入り、会社説明会や面接等、採用活動も本格的に動くシーズンに入りました。

特にこの時期に重要になるのは、広報活動。

 

・各大学での学内説明会

・大会場での合同説明会

・自社の単独説明会

 

など、プレゼンテーションを伴うイベントが目白押し。

 

私自身、イベント企画・運営・進行を入社以来数えきれないほど実施してきました。

(1年100本以上と考えると、間違いなく2000本は実施している気がします)

そこで本日は「初めての採用イベント」と題し、

司会者としてどのような「準備」と「面持ち」でイベントに臨めば良いのか

ポイントをお伝えします。

ファシリテーターとは何か?

 

私はプレゼンテーションを行う司会者のことを「ファシリテーター」と呼んでいます。

 

プレゼンテーターと違うの?会社説明会の司会者と同じじゃない?

 

そんなご意見もあるかと思いますが、私は採用イベントこそ、ファシリテーターであるべきだと実感しています。

 

あまり馴染みのない言葉かと思いますので、意味からお伝えすると…

 

ファシリテーターとは

イベントや会議などの場が円滑に行われるようリードし活発な場を演出する人

 

ポイントは、一方的にプレゼンをするわけでもなく、進行に集中するだけでもない。

 

参加者、視聴者とのインタラクティブなコミュニケーションを行い、「参加して面白かった」「退屈じゃなかった」など活発な場を構築することにあります。

 

では、どのような「力」が求められるのでしょうか?

私は3点あると思っています。

 

1、イベントをデザインする力

円滑な進行のために事前準備を怠らない

 

2、イベントの場をリードする力

時間内に最大の効果を発揮するよう進行する

 

3、イベントの空気を作る力

参加者が安心、楽しめる雰囲気を醸成する

 

それぞれポイントを整理してみましょう。

 

準備について

 

まずイベント進行は、準備が「肝」です。

昨今ではオンライン上でのイベントが増えていますので準備の重要性が高まりました。

 

実施することは主に4つ。

1)イベントの全体像を明確にする … 目的とゴールを明確にすること

2)参加者について調べる … 参加者の属性、バックグラウンドを知ること

3)運営体制を整える … ワンオペ厳禁。基本的には2名以上で運営すること

4)機材を整える … オンラインはハプニングが付き物。万全の体制で臨むこと

 

上記の準備を徹底することで、イベント全体のイメージが湧くと思うんですね。私はファシリテーターが詳細までイメージできれば、そのイベントはほぼ成功したも当然。逆に言えば、詳細イメージまで腹落ちできないのであれば、上手くいかない可能性が高いと感じています。

 

本番について

 

体制も心も準備が整った。そんな状況で迎えた本番当日。イベントは始まってしまえば、正直なるようになる(笑)、いや、もう臨機応変さしか求められません。だからこそ「準備」というベースを軸に置いて、上手くチューニングしながら進めていく必要があるのです。

 

本番時に気を付けることは3つ。

  • 立ち振る舞いに気を付ける
  • 心理的な安心安全の場を作る
  • 意識的に双方向性を保つ

 

特に心理的安心安全の場、つまり空気感はファシリテーターの腕にかかっています。否定をせず、参加者を受け止める表情と言葉、立ち振る舞い。その空気感によってイベントの活気は決まるといっても過言ではありません。そこから発展して双方向性を仕掛けていくことで、よりワクワク感と集中力を持続させながら進めることができます。

 

以上、簡単ではありますが

「初めての採用イベント~ファシリテーターの心得~」をお伝えしました。

 

そうそう。大事なことを一つ言い忘れました。

究極の話「終わりよければ全て良し」の精神でいてください。

よく「時間が押してしまい…タイムマネジメントができていない」とか「登壇する先輩社員の話がうまく引き出せなかった」とか準備通りいかないことをネガティブに思われる方が多いように思います。

 

とても真面目で緻密で、重要な視点です。でも、私はこう思うんですね。

「イベントは思い通りに行くわけがない。それが当たり前だと。」

(と、私は割り切っています)

 

なぜならば、録画を流しているわけではないですし、その場にいる人間同士のコミュニケーションで進めているから。

 

先輩社員、視聴者、ファシリテーター自身もまったく同じ顔ぶれ、コンディションでいることは皆無です。

毎回同じように進むわけがないんですね。

 

だからこそ、途中、時間が押しても、過度に気にしない。

どこかでチューニングし、終了時間を守れば問題なしの精神で達観する。

 

むしろ、相手の関心やコンディションに合わせて、進行の抑揚を付けることがファシリテーターとしては重要だと心得る。

 

私たちファシリテーターの最重要ミッションは、

タイムコントロールも内容も、やるべき制約の中で進めていきますが、

時間通りに、決められたセリフを一言一句間違えずに言うことではありません。

 

ここに参加した方たちが「楽しかったな」「また聞いてみたいな」と満足感を持って帰っていただくことに尽きます。

 

この大目的を忘れずに、ぜひイベント進行に臨んでみてください!

皆様の健闘を祈ります!!

 

  人物紹介:田代明久(たっしー)

パフ専門役員として説明会、インターンシップの設計等を行う。大量のパワポ資料を作成する自宅は別名、流山工房と呼ばれる。