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Staff Column

スタッフコラム

オンライン内定式、ありがちなシステムトラブル、失敗。準備8割で、あわてない。

作成日:2021.10.14

ツル@システム担当です。


オンライン時代、これはもうAfterコロナになっても、当たり前の時代になりますね。


商談、イベント運営などオンラインシステム(ZOOM、MS Teams、Google Meetsなど)が利用できないと仕事にならないですね。



10月1日、弊社はお客様のオンライン内定式ラッシュでした。

朝から晩まで大小さまざまなイベント運営が走りました。


台風と重なりましたが、全社一丸となり運営対応、大きなトラブルもなく無事終了。

雨風強いとネットワークも不安定になりますので、心配でしたね。本当によかった。


そうでなくても、オンラインに限らず日常的にシステムトラブルは発生します。



10月5日にはFacebookが世界的に約6時間にわたりストップしました。

なんとまさかの人為的なコマンドミス!そして物理的に入口ドアが開かずエンジニアが入れない!という痛恨の事態。

インシデント対応の訓練など入念にやっているだろう巨大企業でもこんなことが発生するんですね。

最初のコマンドを打った人のことを思うと、恐怖で身が凍ります。

レベル感全然違いますが、私も地震のあとや停電時など全館のシャットダウンと復旧を行うとき、毎回うまくいかなかったらどうしようと地味にプレッシャーを感じます。先日の震度5の地震のときもちょっとヒヤっとしました。



さてそんなトラブルを未然に防ぐ、傷口を広げないために、大事なこと、何度でも振り返ります!

オンラインイベントでありがちなトラブル



・ネットが不安定!
・ヘッドセットの音声が聞き取りづらい!
・資料共有できない!権限がない!
・動画の音声が聞こえない!
・本番中にリモートのスタッフに指示が出せない!
・ブレイクアウトルーム機能が使えない!
・ホストのネットワークが切れちゃった!

・PCのバッテリーが空になって落ちた!

・パスワードが分からない!

・共有してはいけない情報やパスワードを共有してしまった!


などなど。


そして基本的な対策はこれだけです。



0:準備の時間も十分にとる
1:キャパシティを知る
2:最新化する
3:不要なものは捨てる
4:代替手段を用意する



事前に上記をきちんとやっておけばトラブルは最小限にできます。


具体的には。。


0:準備の時間も十分にとる


イベント開始ギリギリに出社してあわてて準備。止めましょう。お母さんの小言みたいで何度も言いたくないですが、ほんと。。

1:キャパシティ(許容量)を知る



特にネットワークですが、集中、混雑によりホストが落ちるなんてこともあります。

ZOOMの比較的大規模なイベントを観察していて、弊社のネットワークの許容量のピークもわかってきました。


1:300人規模のZOOMイベントに一斉に入場する

2:カメラマイクオンで数百名規模のブレイクアウトルームの一斉移動


このあたりの操作が発生するとネットワーク負荷が一気に上がります。


逆に考えると「一斉に」やらなければ大丈夫なのです。


1:入場退場時間を時間差にする

2:ブレイクアウトルーム移動の際はカメラマイクをオフにする


という対策が効果的です。



2:最新化する



・ZOOMは最新化しましょう。

バージョンが古いとブレイクアウトルーム等が正しく機能しなかったりします。

ZOOMは頻繁にアップデートされますので油断禁物です。

OSやブラウザも常に更新。古いままだとセキュリティリスクも上がりますよ。

・物理的接続も実は確認が大事。充電ケーブルの接続が不十分でマシンが落ちた、なんてこともありました。



3:不要なものは捨てる、閉じる



デスクトップにお客様の名簿や説明用パワーポイントなど置きっぱなしにしてませんか?

「個人情報、顧客情報、はすぐに片づけて!」

・運営用のマシンで個人のGoolgeアカウントを開いたまま、別の人に渡してしまった。

「パスワード見えちゃってますよ!!」

・不必要にブラウザのタブを開いていませんか?

「メモリの無駄遣いですよ。できれば半分くらいメモリは空けておきましょう」



4:代替手段を用意する



ネットワークも複数系統用意しておく。

 ※携帯のテザリングであっても代替手段になります。

ホスト機はPC代替機を必ず用意します。

・ヘッドセット、ケーブル類、機器は壊れることもよくあります。

・ファイルの共有方法も複数系統用意。

 ZOOMのチャットだけでなく、メール、他のチャットツールなど準備。

 場合によっては、ホワイトボードや筆談も利用する。




そして、やってはならないこと。

「取り乱し、騒ぐ」

「感情に任せ、怒る」

「異変に気が付いたのに、隠す、見なかったふりをする」

「壊れたものを放置する」

「借りたものを元の場所に戻さない」

「全体ルールを無視して自分の独自のやり方に固執する」


被害を広げる迷惑行為です。まずは準備をきちんとする、そして、困ったら冷静に適切な人に助けを求めましょう。


絶対、確実などというものは幻想。

仕様や状況はコロコロ変わるもの、組み合わせは無限大、現状を把握し、可能な限りの対策をする。これしかありません。


運用監視側の視点ではトラブル発生はその原因、今後の対処法を考えるための大事な材料でもあります。

何かあったらなるべく具体的にお知らせいただくことも大切です。



長くて、面白味がないコラムですみません!でも大事なことです何度でも吠えます。

(特に社内に!)